Kommunikation
Som kommunalpolitiker er der mange målgrupper at kommunikere med og til, og der er mange kanaler at holde sig ajour på:
Pressen
Nordfyns Kommune har et godt og konstruktivt samarbejde med pressen.
Den gode pressekontakt
- Kend den sammenhæng, du udtaler dig i. En journalist vil typisk forklare anledningen til henvendelsen. Hvis du er i tvivl om sammenhængen, kan du spørge ind til vinklen og din rolle i historien. Du kan også spørge til, hvilke andre kilder, der udtaler sig.
- Før du udtaler dig, kan det være en god idé at lave en mundtlig aftale om betingelserne for interviewet, så der er klare linjer om præmisserne for samarbejdet.
- Åbenhed er en værdi i vores samarbejde med pressen. Vær derfor tilgængelig og overhold deadlines.
Når pressen ringer
Som et element i introduktionen af kommunalbestyrelsen, blev der afholdt et temamøde med fokus på samspillet med medierne. De gode råd var:
Før interviewet
- Køb dig selv tid. Svar aldrig med det samme
- Tjek op på fakta og ring tilbage til journalisten
- Er det til citat eller baggrund?
- Hvad er vinklen?
- Hvilken rolle har du?
- Hvem medvirker ud over dig?
- Hvad siger de andre kilder?
- Kan jeg se spørgsmålene?
- Få citater til gennemsyn
- Orienter udvalget/partiet, administrationen
TV-interview
- Smalltalk - du er på, fra når du hilser på journalisten
- Hvor meget ved journalisten? Spørg ind/forklar
- Mulighed for at påvirke vinklingen og indholdet i det færdige indslag
- Sæt præmissen for interviewet inden. Hvad kommer du ikke til at svare på
- Kom selv med forslag til billedsiden
- Vær professionel. I er begge på arbejde
- Lad dig ikke irritere
Medlemmer af kommunalbestyrelsen har adgang til presseovervågning via tjenesten Infomedia. Som kommunalbestyrelsesmedlem modtager du en daglig nyhedsmail fra Infomedia med de seneste omtaler af Nordfyns Kommune.
Derudover har du adgang til en webportalen Insight, hvor man kan finde tidligere presseklip og se statistikker over udviklingen i kommunens medieomtaler. Du kan også dele medieklip om et emne, du interesserer dig særligt for. Husk dog, at materialet er rettighedsbeskyttet og ikke må deles uden for organisationen.
Du kan downloade Infomedia presseovervågning som en app til din smartphone. Appen hedder ”Infomedia Mobile News”, så du løbende kan holde dig orienteret.
Find Infomedia Mobile News i App Store.
Borgerne
Som kommunalbestyrelsesmedlem kan du opleve at blive kontaktet af borgere, som ønsker at fortælle om deres personlige sager med kommunen. Denne kontakt fra borgeren kan påstå via mail eller telefonopringning – og selvfølgelig også ved et fysisk møde. Alt afhængig af, hvordan dialogen afholdes, er der forskellige forhold, du skal være opmærksom på.
Indledende bemærkninger
Borgere kan til tider kontakte kommunalpolitikere med den forståelse, at en kommunalpolitiker kan hjælpe dem med deres personlige sag ved kommunen. Det anbefales derfor, at du altid forventningsafstemmer formålet med en samtale med en borger, allerede ved første kontakt. Herunder:
- Afstem din rolle som politiker i forhold til den samtale borgeren ønsker. Dermed undgår du, at borgeren går fra samtalen med urealistiske forventninger til dig.
- Forklar hvad dine virkemidler som politikker kan være, men også hvad du ikke kan.
-
- Du kan fx ikke påvirke sagsbehandlingen af en konkret sag
- Du kan derimod rejse politisk opmærksomhed på et bestemt emne, hvis du finder det relevant.
Når en borger henvender sig på mail
Når en borger skriver til dig i din egenskab af kommunalbestyrelsesmedlem, skal du være opmærksom på, at du er underlagt fortrolighed. Det betyder, at du ikke kan besvare mailen til borgeren direkte. Du skal i stedet gøre følgende:
- Oprette en helt ny mail til borgeren
- Angive et sigende emne til mailen, fx: Svar på din mail fra den 21. oktober 2021.
- Indholdet i mailen må ikke indeholde oplysninger om borgerens private forhold, men alene overordnede og generelle formuleringer, som afspejler din rolle som kommunalbestyrelsesmedlem.
- Ønsker du at svare mere direkte på borgerens henvendelse, skal det ske via et telefonopkald eller via et personligt fremmøde.
Hvorfor er det sådan?
Som kommunalpolitiker har du ikke mulighed for at skrive sikre mails til borgere. Du skal derfor betragte alle mails du sender til privatpersoner som et åbent postkort. Indholdet af et postkort, skal kunne tåle at blive læst af alle og enhver.
Når en borger henvender sig pr. telefon eller ved fysisk fremmøde
Telefonsamtaler er en sikker kommunikationskanal, og du kan derfor tale frit med borgere på denne måde. Eneste opmærksomhed her er, at du kan risikere at blive optaget. Derfor er de indledende bemærkninger overfor lige så relevante, når du taler i telefon med en borger.
Kommunens kommunikationskanaler
Nordfyns Kommune udsender løbende pressemeddelelser med det formål at få pressen til at interessere sig for kommunens aktiviteter og de resultater, vi skaber sammen med vores borgere, foreninger og virksomheder. Nogle af pressemeddelelserne retter sig primært mod de lokale medier. Andre sendes til et bredere udsnit af medier.
Vi bruger systemet VOCAST til at udsende pressemeddelelser. Systemet indeholder en emnebaseret database med kontaktoplysninger på redaktioner og journalister på de bærende medier i Danmark. Alle pressemeddelelser sendes ud af Strategi- og Politik med kopi til kommunalbestyrelsen.
Pressemeddelelser offentliggøres sideløbende på Nordfyns Kommunes hjemmeside. Her kan du finde et arkiv med tidligere udsendte pressemeddelelser.
Hjemmesiden www.nordfynskommune.dk er kommunens primære kommunikationskanal.
Her udsender vi vores nyheder, og dem kan man abonnere på og modtage på mail. Man har også mulighed for at tilmelde sig nyheder om ledige job, høringer og afgørelser.
Nordfyns Kommune er aktiv på de sociale medier ud fra en målsætning om, at vi skal være til stede på de kanaler, hvor vores borgere er. I øjeblikket har Nordfyns Kommune aktive profiler på Facebook og LinkedIn. Desuden er der i efteråret 2021 oprettet en kampagneprofil til Fri. Luft. Liv på Instagram. Derudover har en række af vores skoler, dagtilbud, plejecentre, aktivitetscentre mv. oprettet decentrale sider på Facebook.
Fælles for de ”kommunedrevne sider” er, at de skal være apolitiske og neutrale. Det er primært informationssider, hvor vi oplyser om vores aktiviteter og gerne sætter spot på den gode historie fra Nordfyn. Det er også et sted, hvor vi går i dialog med vores borgere.
Kommunalbestyrelsens medlemmer bør ikke skrive statusopdateringer eller gå ind i politiske debatter på Nordfyns Kommunes sociale medier. Her henviser vi til, at du benytter din egen profil eller andre egnede kanaler til formålet. Medlemmer af kommunalbestyrelsen er naturligvis velkomne kommentere på direkte henvendelser og holde sig ajour på linje med andre borgere.
ErhvervsInfo er Nordfyns Kommunes nyhedsbrev målrettet til lokale virksomheder. Det udkommer en gang i kvartalet og er blevet til på forslag fra det lokale erhvervsliv. Nyhedsbrevet, der i øjeblikket har cirka 500 abonnenter, indeholder korte erhvervsrettede nyheder, herunder nyheder til landbrugserhvervet. Nyhedsbrevet udarbejdes i samarbejde mellem Erhverv, Teknik & Kultur og Strategi & Politik. Kommunalbestyrelsen modtager nyhedsbrevene til orientering, og alle interesserede er velkomne til at tilmelde sig nyhedsbrevet.