Medlemmer af kommunalbestyrelsen modtager magasinet Danske Kommuner på deres privatadresse. Abonnementet betales af Nordfyns Kommune.
Medlemmer af kommunalbestyrelsen modtager et elektronisk abonnement på Fyens Stiftstidende, som også betales af Nordfyns Kommune. Ønsker man et abonnement på den trykte udgave, betaler man selv merprisen.
Til indberetning af befordring bruges app'en 'Mine apps', som er installeret på den udleverede iPad.
Befordringsgodtgørelse ydes med den høje sats.
Bortskaffelse af fortroligt og personfølsomt materiale skal ske ved makulering. Henvendelse kan ske til servicelederen på ét af de tre rådhuse.
Som kommunalbestyrelsesmedlem kan du med systemet Prepare / First Agenda læse dagsordener, referater og bilag direkte på din iPad.
Under ’Mine udvalg’ finder du de udvalg, du er medlem af. Under ’Øvrige udvalg’ ligger de udvalg i din organisation, som du ikke er medlem af, men hvis åbne dagsordener du har mulighed for at læse. Du kan lave dine egne kommentarer til sagsfremstillinger og bilag, og har mulighed for at dele dem med andre efter eget valg. Du kan også lave dine egne markeringer i sagsfremstillinger og bilag.
Du kan ikke slette eller ødelægge dokumenter i Prepare / First Agenda. Det er en færdig og lukket dagsorden, du ser, og derfor kan du roligt navigere rundt.
Hvis du oplever problemer med Prepare / First Agenda, eller har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Strategi og Politik.
Som medlem af kommunalbestyrelsen er du en del af den offentlige organisation. Det betyder, at du er forsikringsdækket på nogle områder, når du udfører arbejde som kommunalbestyrelsesmedlem.
Der er for alle kommunalbestyrelsesmedlemmer tegnet følgende forsikringer:
Arbejdsskadeforsikring
Arbejdsskadeforsikringen sikrer dig ydelser efter Lov om sikring mod arbejdsskader, hvis du kommer til skade som kommunalbestyrelsesmedlem.
En kollektiv ulykkesforsikring
Ulykkesforsikringen dækker udbetaling ved varige mén og er tegnet som et tillæg til arbejdsskadeforsikringen.
Erhvervsansvarsforsikring
Ansvarsforsikringen dækker erstatningsansvar for skader forvoldt i forbindelse med arbejdet som kommunalbestyrelsesmedlem.
Ansvarsforsikring for bestyrelsesmedlemmer
Ansvarsforsikringen dækker dig som repræsentant i eksterne bestyrelser. Forudsætningen er, at du er udpeget af kommunen til at varetage erhvervet som bestyrelsesmedlem. Er du valgt på en generalforsamling eller blot indstillet til valg af andre, er du ikke omfattet af forsikringen.
Løsøreforsikring
Hvis du har fået udleveret en computer, telefon, tablet eller lignende af kommunen, er den omfattet af kommunens løsøreforsikring.
Hvis der sker en skade, der kan være omfattet af en af ovenstående forsikringsdækninger, skal du henvende dig til Strategi og Politik for at anmelde skaden.
Har du spørgsmål, er du ligeledes velkommen til at henvende dig til Strategi og Politik
Se følgende KL-notat om politikeres adgang til at modtage gaver:
https://www.kk.dk/sites/default/files/edoc/Attachments/23169690-32276914-1.pdf
Politikerne har adgang til rådhusene både i og uden for den normale åbningstid.
Politikerne får udleveret et ID-kort som har følgende funktioner:
- Adgangsmedie til rådhusene.
- Identifikationskort til når man færdes på rådhusene og som politiker.
- FollowMe-print: mulighed for at printe på de printere, der er på rådhusene.
Der er udleveret en pakke med IT-udstyr til alle kommunalbestyrelsens medlemmer. Hensigten er, at alle får de bedste betingelser for at udøve det politiske hverv i en verden, der bliver stadig mere digitaliseret.
Med pakken får kommunalpolitikerne en god mulighed for at kommunikere elektronisk med administrationen og ad den vej hente dagsordener/referater og bilag samt øvrig information, som er nødvendig for deres hverv.
Der er i valget af hardware og software lagt vægt på mobilitet og brugervenlighed.
IT-pakken
- 1 stk. iPad Pro 12,9”
- 1 stk. pencil til samme
- 1 stk. keyboard og omslag til samme
- 1 stk. SIM-kort til brug uden for rækkevidde af trådløse netværk.
Udvalgsformænd får tillige udleveret en ny iPhone.
iPad installationer
- Nordfyns Kommunes e-mail og kalender
- Microsoft Office 365 (Excel, PowerPoint og Word)
- Dagsorden app – First Agenda
- Mine apps – kørselsafregning m.v.
- Link til Topdesk (kommunens helpdesk-system)
- Link til Politikerområdet på kommunens hjemmeside.
iPad’en kobler automatisk på Nordfyns Kommunes trådløse netværk, når det er inden for rækkevidde.
E-mail adresse
Alle medlemmer af kommunalbestyrelsen har egen e-mailadresse på domænet @nordfynskommune.dk. De genvalgte bruger den nuværende. Nyvalgte får en ny adresse.
Netadgang
De enkelte kommunalbestyrelsesmedlem sørger selv for internetopkoblingen fra hjemmet. Der ydes refusion af udgifterne hertil på op til maksimalt 300 kr. pr. måned. Økonomi og Løn udbetaler månedsvis aconto og vil en gang om året bede om dokumentation for udgifterne.
Mobile Device styring
Alle Nordfyns Kommunes enheder styres af et MobilDeviceManagement-system (MDM). Det betyder, at der fra IT kan skubbes programmer ud til enheden.
Alle data på iPad'en er i udgangspunktet Nordfyns Kommunes og vil vil blive slettet fra centralt hold via MDM, hvis iPad'en går i stykker eller bortkommer. Ligeledes slettes alle data, hvis der sker udtræden fra Kommunalbestyrelsen.
Fejlmelding af udstyr
Fejlmelding af udstyr skal ske gennem kommunens hjælpesystem TopDesk, som du finder en genvej til på skrivebordet på din iPad.
TopDesk er bemandet i rådhusenes åbningstid.
Personalet i TopDesk kan hjælpe med de programmer, der er opsat af Nordfyns Kommune – eller guide videre til andre, der kan hjælpe.
Alternativ fejlmelding går via telefon 64 82 81 90 mellem kl. 08.00-12.00.
Alle brugere har et brugernavn og et password.
- Brugernavnet er en kombination af bogstaverne dg og et firecifret nr. (dgxxxx).
- Passwordet er fortroligt og må ikke videregives til andre.
Sikkerhedskrav
Skærpede sikkerhedskrav, som er vedtaget af regeringen, betyder blandt andet, at alle skal skifte password mindst hver 3 måned.
Sådan skifter du password
Det kan ske via https://skiftkode.nordfynskommune.dk og brug af NemId/MitId.
Outlook er det post- og kalendersystem, der bruges til at sende og modtage mail. Det er en del af Microsoft Office 365.
I Outlook kommer e-mail og indkaldelser til møder i Kommunalbestyrelsen og til diverse udvalg.
E-mail-adressen er forskellig fra brugernavnet (dgxxxx).
Adressen er en sammentrækning af ens navn efterfulgt af @nordfynskommune.dk.
Vær opmærksom på, at der ikke må sendes personhenførbare data med en almindelig e-mail. Det svarer til at sende et åbent postkort.
Det anbefales, at mailkontoen kun bruges til det kommunalpolitiske arbejde. Derfor kan det være en god idé at have en privat mail til privat brug.
Sådan behandler vi personoplysninger
Som nuværende eller tidligere kommunalbestyrelsesmedlem i Nordfyns Kommune vil dine personoplysninger løbende blive behandlet som et led i dit virke. Det er nødvendigt for, at vi løbende kan administrere dit hverv – som et eksempel skal vi blandt andet udbetale vederlag hver måned, hvor vi i den forbindelse anvender dine personoplysninger og ligeledes indberetter oplysninger om dig til SKAT.
Retsgrundlaget for behandlingen
Retsgrundlaget for vores administration omkring dit hverv er kommunestyrelseslovens regler samt den dertilhørende vederlagsbekendtgørelse. Vores hjemmel til behandling fremgår af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b for almindelige oplysninger og art. 9, stk.2, lit-ra b.
Nordfyns Kommune er dataansvarlig for de data, vi har om dig. Vi sikrer behandlingen af op-lysningerne ved at indgå databehandleraftaler med de leverandører, som også kan tilgå og/eller behandle dine data, således behandlingen sker i overensstemmelse med reglerne.
Du har ret til at vide, hvilke oplysninger vi har om dig, formålet med vores behandling, hvilke kategorier af oplysninger, vi behandler, hvor oplysningerne kommer fra, og du har ret til at få af vide, når vi indsamler oplysninger om dig.
Oplysninger, der behandles
Når du bliver valgt til kommunalbestyrelsen, opretter vi en personalesag i vores elektroniske system KMD OPUS. Her registrerer vi blandt andet følgende oplysninger:
- Fulde navn
- CPR-nummer
- Privatadresse
- Privat telefonnummer
- E-mailadresse
- Evt. oplysninger om nærmeste pårørende
- Oplysninger om vederlag
- Pensionskasse
- Eventuelle valgbarhedsoplysninger.
Oplysninger der behandles under dit virke
I KMD OPUS har vi alle stamdata om dig. Derudover har vi alle de oplysninger, som registreres under dit virke. Du får et unikt medarbejdernummer og et DG-nummer, som identificerer dig som kommunalbestyrelsesmedlem i Nordfyns Kommune.
Stamdata i OPUS kan eksempelvis være:
- Arbejdsmæssige kontaktoplysninger
- Orlov
- Fraværsoplysninger
- Øvrige forhold.
Hvor stammer oplysningerne fra
De personoplysninger, vi i Nordfyns Kommune behandler om dig, kan komme fra:
- Dig selv
- Din læge, i forbindelse med sygdom og indhentelse af lægeerklæringer
- Politiet.
Hvilke kategorier af personoplysninger
Nogle typer af oplysninger knytter sig til din vederlagsudbetaling, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, valgbarhed, fysisk adgang til bygninger m.v.
Særligt om fravær
Fravær ved eventuel længerevarende sygdom registreres med henblik på dokumentation for indkaldelse af suppleant i dit fravær.
Fagsystemer
- Hjemmeside: Nordfyn Kommunes hjemmeside har oplysninger registreret om dig, med henblik på at borgere i kommunen, nemt kan at finde og kontakte dig. Det er alene dine officielle oplysninger som e-mail, dit telefonnr. og udvalgsposter, der er angivet. Der ud over er der et portrætbillede af dig i forbindelse med oplysningerne.
- Særligt vedrørende Outlook: E-mail: Vi registrerer alle e-mails i Outlook, som går ind til og ud fra Nordfyns Kommune. Kalendersystemet i Outlook: I Nordfyns Kommune har vi åbne kalendere, og dine aftaler og øvrige registreringer i kalenderen er synlige for alle medarbejdere, medmindre du markerer dem som private.
- Løn, skat: I forbindelse med udbetaling af vederlag, bliver der videregivet relevante oplysninger, for at vederlaget kan udbetales korrekt. Nordfyns Kommune benytter KMD’s lønsystem OPUS, og herfra anviser lønkonsulenten dit vederlag til din NemKonto. Systemet sender din opgørelse herover til din offentlige digitale postkasse (E-boks eller MitID). Samtidig sørger vi for at overføre oplysninger relevante til SKAT, som derfor også modtager personoplysninger om dig fra os.
- Indgangsbrik og Id-kort: Du har modtaget et adgangskort, som giver dig adgang til de bygninger i kommunen, som du har behov for at kunne tilgå. Adgangskortet er registreret med dit dg-nummer og er personligt. Nordfyns kommune tager log på tilgang til visse af kommunens bygninger og rum, fx IT server-rum. Adgangskortet anvendes også som identifikation af dig.
Opbevaring af oplysninger ved udtrædelse af kommunalbestyrelsen
Personalesager opbevares i 10 år, medmindre der er en retlig forpligtelse eller retligt behov for at gemme den i længere tid.
Dine rettigheder
Du har som registreret ret til at kende til de oplysninger, vi har om dig, og hvordan vi behandler oplysningerne. Derudover har du ret til at se de oplysninger, som vi behandler, ret til at få op-lysningerne berigtiget, hvis der er fejl i dem, ret til at komme med indsigelser, og i særlige tilfælde har du ret til at få oplysninger slettet og til at få begrænset behandlingen af personoplysninger.
Klage til Datatilsynet
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Nordfyns Kommune behandler dine personoplysninger. Find Datatilsynets kontaktoplysninger og klagevejledning på www.datatilsynet.dk.
Kontakt
Nordfyns Kommune er dataansvarlig myndighed for de oplysninger, der bliver behandlet om dig. Du kan også kontakte Nordfyns Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO), hvis du har konkrete spørgsmål om, hvordan dine oplysninger bliver behandlet. Du kan skrive til DPO@nordfynskommune.dk eller ringe på 21172327.
