Min politiske arbejdsplads

Fyens Stiftstidende

Medlemmer af kommunalbestyrelsen modtager et elektronisk abonnement på Fyens Stiftstidende, som betales af Nordfyns Kommune.

Danske Kommuner

Medlemmer af kommunalbestyrelsen modtager magasinet Danske Kommuner.
Abonnementet betales af Nordfyns Kommune.

• Brug appen "Mine apps" – ikonet findes i dit Zenworks programvindue på din PC
• Hvis du har iPad eller iPhone, kan du også bruge appen her.
• Login med dit personlige MitID
• Klik på +
• Udfyld kørselsfelterne
• Klik Send

Befordringsgodtgørelse ydes med Kørselstype på den høje sats.

Sådan behandler vi personoplysninger 

Som nuværende eller tidligere kommunalbestyrelsesmedlem i Nordfyns Kommune vil dine personoplysninger løbende blive behandlet som et led i dit virke. Det er nødvendigt for, at vi løbende kan administrere dit hverv – som et eksempel skal vi blandt andet udbetale vederlag hver måned, hvor vi i den forbindelse anvender dine personoplysninger og ligeledes indberetter oplysninger om dig til SKAT.

Retsgrundlaget for behandlingen

Retsgrundlaget for vores administration omkring dit hverv er kommunestyrelseslovens regler samt den dertilhørende vederlagsbekendtgørelse. Vores hjemmel til behandling fremgår af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b for almindelige oplysninger og art. 9, stk.2, lit-ra b.

Nordfyns Kommune er dataansvarlig for de data, vi har om dig. Vi sikrer behandlingen af op-lysningerne ved at indgå databehandleraftaler med de leverandører, som også kan tilgå og/eller behandle dine data, således behandlingen sker i overensstemmelse med reglerne.

Du har ret til at vide, hvilke oplysninger vi har om dig, formålet med vores behandling, hvilke kategorier af oplysninger, vi behandler, hvor oplysningerne kommer fra, og du har ret til at få af vide, når vi indsamler oplysninger om dig.

Oplysninger, der behandles

Når du bliver valgt til kommunalbestyrelsen, opretter vi en personalesag i vores elektroniske system KMD OPUS. Her registrerer vi blandt andet følgende oplysninger:

• Fulde navn
• CPR-nummer
• Privatadresse
• Privat telefonnummer
• E-mailadresse
• Evt. oplysninger om nærmeste pårørende
• Oplysninger om vederlag
• Pensionskasse
• Eventuelle valgbarhedsoplysninger.

Oplysninger der behandles under dit virke

I KMD OPUS har vi alle stamdata om dig. Derudover har vi alle de oplysninger, som registreres under dit virke. Du får et unikt medarbejdernummer og et DG-nummer, som identificerer dig som kommunalbestyrelsesmedlem i Nordfyns Kommune.

Stamdata i OPUS kan eksempelvis være:

• Arbejdsmæssige kontaktoplysninger
• Orlov
• Fraværsoplysninger
• Øvrige forhold.

Hvor stammer oplysningerne fra

De personoplysninger, vi i Nordfyns Kommune behandler om dig, kan komme fra:

• Dig selv
• Din læge, i forbindelse med sygdom og indhentelse af lægeerklæringer
• Politiet.

Hvilke kategorier af personoplysninger

Nogle typer af oplysninger knytter sig til din vederlagsudbetaling, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, valgbarhed, fysisk adgang til bygninger m.v.

Særligt om fravær

Fravær ved eventuel længerevarende sygdom registreres med henblik på dokumentation for indkaldelse af suppleant i dit fravær.

Fagsystemer

• Hjemmeside: Nordfyn Kommunes hjemmeside har oplysninger registreret om dig, med henblik på at borgere i kommunen, nemt kan at finde og kontakte dig. Det er alene dine officielle oplysninger som e-mail, dit telefonnr. og udvalgsposter, der er angivet. Der ud over er der et portrætbillede af dig i forbindelse med oplysningerne.
• Særligt vedrørende Outlook: E-mail: Vi registrerer alle e-mails i Outlook, som går ind til og ud fra Nordfyns Kommune. Kalendersystemet i Outlook: I Nordfyns Kommune har vi åbne kalendere, og dine aftaler og øvrige registreringer i kalenderen er synlige for alle medarbejdere, medmindre du markerer dem som private.
• Løn, skat: I forbindelse med udbetaling af vederlag, bliver der videregivet relevante oplysninger, for at vederlaget kan udbetales korrekt. Nordfyns Kommune benytter KMD’s lønsystem OPUS, og herfra anviser lønkonsulenten dit vederlag til din NemKonto. Systemet sender din opgørelse herover til din offentlige digitale postkasse (E-boks eller MitID). Samtidig sørger vi for at overføre oplysninger relevante til SKAT, som derfor også modtager personoplysninger om dig fra os.
• Indgangsbrik og Id-kort: Du har modtaget et adgangskort, som giver dig adgang til de bygninger i kommunen, som du har behov for at kunne tilgå. Adgangskortet er registreret med dit dg-nummer og er personligt. Nordfyns kommune tager log på tilgang til visse af kommunens bygninger og rum, fx IT server-rum. Adgangskortet anvendes også som identifikation af dig.

Opbevaring af oplysninger ved udtrædelse af kommunalbestyrelsen

Personalesager opbevares i 10 år, medmindre der er en retlig forpligtelse eller retligt behov for at gemme den i længere tid.

Dine rettigheder

Du har som registreret ret til at kende til de oplysninger, vi har om dig, og hvordan vi behandler oplysningerne. Derudover har du ret til at se de oplysninger, som vi behandler, ret til at få op-lysningerne berigtiget, hvis der er fejl i dem, ret til at komme med indsigelser, og i særlige tilfælde har du ret til at få oplysninger slettet og til at få begrænset behandlingen af personoplysninger.

Klage til Datatilsynet

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Nordfyns Kommune behandler dine personoplysninger. Find Datatilsynets kontaktoplysninger og klagevejledning på www.datatilsynet.dk.

Kontakt

Nordfyns Kommune er dataansvarlig myndighed for de oplysninger, der bliver behandlet om dig. Du kan også kontakte Nordfyns Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO), hvis du har konkrete spørgsmål om, hvordan dine oplysninger bliver behandlet. Du kan skrive til DPO@nordfynskommune.dk eller ringe på 21172327.

Bortskaffelse af fortroligt og personfølsomt materiale skal ske ved makulering. Henvendelse kan ske til servicelederen på ét af de tre rådhuse.

Som kommunalbestyrelsesmedlem kan du med systemet Prepare / First Agenda læse dagsordener, referater og bilag direkte på din PC.
Appen er også tilgængelig på iPads.

Under ’Mine udvalg’ finder du de udvalg, du er medlem af.
Under ’Øvrige udvalg’ ligger de udvalg i din organisation, som du ikke er medlem af, men hvis åbne dagsordener du har mulighed for at læse.

Du kan:

• Tilføje egne kommentarer til sagsfremstillinger og bilag
• Vælge at dele kommentarer med andre
• Lave egne markeringer i sagsfremstillinger og bilag

Bemærk:
Du kan ikke slette eller ændre dokumenter i Prepare / First Agenda.
Det er en færdig og lukket dagsorden, du ser, og derfor kan du roligt navigere rundt.

Hvis du oplever problemer eller har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Strategi og Politik.

Gem altid filer på OneDrive (ikon findes i Zenworks programvindue). 
Onedrive er omfattet af Kommunens backup politik.

Gem ikke filer lokalt på PC’en af sikkerhedsmæssige årsager. 
Der tages ikke backup af filer, som ligger lokalt på pc’en.

Alle kommunalbestyrelsens medlemmer har en Outlook e-mailadresse på domænet @nordfynskommune.dk.

I Outlook modtager du e-mails og mødeindkaldelser til kommunalbestyrelsen og diverse udvalg.

Vær opmærksom på:

Der må ikke sendes personhenførbare data via almindelig e-mail, da det svarer til at sende et åbent postkort.

Det anbefales, at mailkontoen kun bruges til kommunalpolitiske opgaver.

Som medlem af kommunalbestyrelsen er du en del af den offentlige organisation. Det betyder, at du er forsikringsdækket på nogle områder, når du udfører arbejde som kommunalbestyrelsesmedlem.

Der er for alle kommunalbestyrelsesmedlemmer tegnet følgende forsikringer:

Arbejdsskadeforsikring
Arbejdsskadeforsikringen sikrer dig ydelser efter Lov om sikring mod arbejdsskader, hvis du kommer til skade som kommunalbestyrelsesmedlem.

En kollektiv ulykkesforsikring
Ulykkesforsikringen dækker udbetaling ved varige mén og er tegnet som et tillæg til arbejdsskadeforsikringen.

Erhvervsansvarsforsikring
Ansvarsforsikringen dækker erstatningsansvar for skader forvoldt i forbindelse med arbejdet som kommunalbestyrelsesmedlem.

Ansvarsforsikring for bestyrelsesmedlemmer
Ansvarsforsikringen dækker dig som repræsentant i eksterne bestyrelser. Forudsætningen er, at du er udpeget af kommunen til at varetage erhvervet som bestyrelsesmedlem. Er du valgt på en generalforsamling eller blot indstillet til valg af andre, er du ikke omfattet af forsikringen.

Løsøreforsikring
Hvis du har fået udleveret en computer, telefon, tablet eller lignende af kommunen, er den omfattet af kommunens løsøreforsikring.

Hvis der sker en skade, der kan være omfattet af en af ovenstående forsikringsdækninger, skal du henvende dig til Strategi og Politik for at anmelde skaden.

Har du spørgsmål, er du ligeledes velkommen til at henvende dig til Strategi og Politik

Se KL-notat om politikeres adgang til at modtage gaver

Politikerne har adgang til rådhusene både i og uden for den normale åbningstid.

Politikerne får udleveret nøglebrik/ID-kort som har følgende funktioner:

• Adgangsmedie til rådhusene.
• Identifikationskort til når man færdes på rådhusene og som politiker.
• FollowMe-print: mulighed for at printe på de printere, der er på rådhusene.

Udleverede iPhones og iPads er styret via et management system, som skubber godkendte og styrede apps direkte ud til enhederne:

• Nordfyns Kommunes e-mail og kalender
• Microsoft Office 365 (Excel, PowerPoint og Word)
• Dagsorden app – First Agenda
• Mine apps – kørselsafregning m.v.
• Link til Topdesk (kommunens helpdesk-system)
• Link til Politikerområdet på kommunens hjemmeside.

Indberet straks til Helpdesk, hvis enheden er bortkommet eller stjålet, så enhedens data kan blive slettet via managementsystemet.

Du kan få hjælp til kommunens programmer og det udleverede IT-udstyr ved at oprette en servicesag i TopDesk. 

Du finder ikonet til TopDesk under menuen Support i dit Zenworks programvindue på pc’en.

Der ydes support ved personligt fremmøde, eller på telefon 6482 8190 i åbningstiden:

• Mandag–torsdag: kl. 07.00–10.00 samt kl. 14.00–15.30
• Fredag: kl. 07.00–12.00 (kun telefonisk)

Der er udleveret en bærbar pc, hvorpå der medfølger adgang til

• M365 Office apps (Word, Excel, Powerpoint)
• Outlook mail
• Dagsorden-app: Prepare
• Mine apps (fx kørselsafregning)
• Link til TopDesk (kommunens HelpDesk-system)
• Link til Politikerområdet på kommunens hjemmeside
• Cisco VPN (forbindelse til Kommunens netværk hjemmefra)

iPad tilbydes som supplement.

Udvalgsformænd får desuden udleveret en iPhone.

Har du brug for at logge på din mail uden for kommunens netværk, kan du logge på fra en anden internetbrowser, fx Edge, Chrome eller Safari, på adressen:

mail.nordfynskommune.dk

Brugernavn er din mail og adgangskoden den samme, som du bruger til din PC

 (samme metode til Udvalgsformænds iPhone)

1. Klik på appen Outlook på din iPad
2. Tryk på "Tilføj konto" og skriv din mailadresse: xxxr@nordfynskommune.dk og koden som du bruger til din pc.
3. Tryk "Tilføj konto" og "Log på"
4. Du er nu på Outlook fra din telefon eller iPad.
   Der kan gå op til 15 min. før dine mail og kalenderaftaler er indlæst.
5. For at gøre din app mere personlig kan du klikke i "Indstillinger".
   Den finder du ved at klikke på ikonet ved siden af indbakke øverst i Venstre hjørne
   Og derefter i nederste venstre hjørne. (tandhjulet)
   Her har du adgang til at opsætte autosvar, mail signatur og meget mere.

Log ind på Kommunens IDPortal: https://id.nordfynskommune.dk med dit personlige MitID.

Du kan tilgå IDportalen fra en hvilken som helst internetbrowser.

På IDportalen kan du se dit brugernavn og din mailadresse, og du kan:

• Ændre din password/adgangskode
• Opsætte 2-faktor-godkendelse (bruges til VPN)

Dit password er fortroligt og må ikke videregives til andre.

Krav til password:

• Minimum 15 tegn
• Skal indeholde tal, store og små bogstaver
• Specialtegn og mellemrum er tilladt (undgå Æ, Ø, Å)
• Password udløber og skal skiftes hver 6. måned
• Din adgang spærres sikkerhedsmæssigt i op til 15 minutter ved 5. fejlforsøg

Din bærbare pc tilkobles automatisk til Kommunens WIFI, når du er på rådhuset.

Du skal selv sørge for internetopkobling hjemmefra.

Der ydes refusion af udgifter op til maks. 300 kr. pr. måned ved fremvisning af dokumentation på din internetopkobling.
Økonomi og Løn udbetaler aconto månedligt.
 
iPads er tilknyttet mobildata på eSIM. 
Det anbefales at tilslutte iPad til dit private Wifi i hjemmet.

Brug FollowMe Print – du kan printe på alle rådhusene.

Første gang skal du logge på printeren med din e-mailadresse og adgangskode, og derefter tilknytte din brik. 
Fremover logger du på printeren ved at scanne dit adgangskort (eller brik) på printerens front. 

Vælg Print i displayet – Vælg dokument og print det ud.
Vælg Scan for at scanne til din email – følg anvisning på display

Brug Cisco VPN, når du arbejder på den bærbare pc hjemmefra.

Det giver dig adgang til kommunens netværk, når du ikke er på rådhuset.

VPN kræver 2-faktor-login, som opsættes via IDPortalen https://id.nordfynskommune.dk 
Vejledning findes i TopDesk.