Ret og pligt

Ret til sagsindsigt

Retten til sagsindsigt fremgår af Kommunestyrelseslovens § 9. Den sikrer medlemmerne af kommunalbestyrelsen adgang til information om forhold i kommunen. Retten medfører, at ethvert medlem af kommunalbestyrelsen som udgangspunkt har ret til at gennemse materiale, som ligger i endelig form på en sag. Der er ikke ret til løbende at få sagsindsigt i kommende materiale. Anmodning om sagsindsigt skal udformes, så det er muligt at finde det materiale, der ønskes indsigt i. Det er ikke et krav, at sagsindsigten er afgrænset til en bestemt sag eller noget bestemt materiale, så længe det er muligt at finde materialet. Anmodningen skal rettes til borgmesteren. Borgmesteren kan begrænse adgangen til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller når det vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder at efterkomme anmodning, f.eks. ved et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug.

Initiativret

Initiativretten fremgår af Kommunestyrelseslovens § 11. Den indebærer, at ethvert medlem af kommunalbestyrelsen kan indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender for kommunalbestyrelsen. Anmodning om optagelse af en sag eller et forslag på dagsordenen skal sendes til borgmesteren senest 8 dage før kommunalbestyrelsesmødet. Borgmesteren kan ikke afvise at optage et forslag eller en sag på dagsordenen. Kommunalbestyrelsen kan derimod på mødet beslutte at afvise sagen, hvis den f.eks. er identisk med en sag, der tidligere har været behandlet, og der ikke er nye oplysninger. Der er ikke et krav om, at sagen skal have en egentlig behandling eller sættes til afstemning. Der kan f.eks. også ske henvisning til behandling i et udvalg eller udsættelse til et senere kommunalbestyrelsesmøde.

Standsningsret

Standsningsretten fremgår af Kommunestyrelseslovens § 23. Den giver et medlem af økonomiudvalget eller et stående fagudvalg mulighed for at standse udførelsen af en udvalgsbeslutning, indtil kommunalbestyrelsen har truffet beslutning i sagen. Kommunalbestyrelsen må herefter træffe beslutning om, hvordan sagen skal afgøres. For at kunne benytte standsningsretten, skal der være tale om en egentlig udvalgsbeslutning, dvs. der skal være truffet en endelig beslutning i henhold til den beslutningskompetence, som er tillagt udvalget. Beslutninger om at indhente oplysninger fra forvaltningen eller beslutninger om en indstilling til kommunalbestyrelsen er dermed ikke omfattet af standsningsretten. Ønsker man som udvalgsmedlem at benytte sig af sin standsningsret, skal man være til stede under udvalgets behandling af sagen og deltage i forhandlingerne og afstemningen om sagen i udvalget. Det er ikke en betingelse, at medlemmet har stemt imod beslutningen, og der kræves ingen begrundelse for benyttelse af standsningsretten. Medlemmet skal, inden mødet hæves, tilkendegive, at sagen ønskes indbragt for kommunalbestyrelsen, hvilket skal skrives i beslutningsprotokollen.

Valgbarhedsregler

Hvis man mister sin valgbarhed, skal man udtræde af kommunalbestyrelsen og de udvalg, man er medlem af.

Bopælspligt

For at være valgbar, skal man til stadighed have bopæl i Nordfyns Kommune. Flytter man fra kommunen, kan man ikke bevare sin plads i kommunalbestyrelsen. Ved midlertidig fraflytning i op til 6 måneder kan man få sin plads tilbage, når man flytter tilbage til kommunen. Der skal oplyses om midlertidig fraflytning, inden der sker fraflytning fra kommunen, og forventningen om tilbagevenden skal meddeles til kommunalbestyrelsen.

Idømmelse af straf

Som medlem af kommunalbestyrelsen mister man sin valgbarhed pga. straf, hvis:

• Man ved endelig dom er idømt ubetinget eller betinget fængselsstraf, eller
• Man ved endelig dom er dømt til anbringelse i institution eller til forvaring efter Straffelovens §§ 68-70, eller
• Man ved endelig dom eller udenretslig vedtagelse ubetinget er frakendt førerretten til motordrevet køretøj efter Færdselslovens § 126.

Hvis man mister sin valgbarhed pga. straf, skal man give skriftlig underretning til borgmesteren forud for det førstkommende møde i kommunalbestyrelsen eller et udvalg, som man er medlem af.
Der kan være mulighed for at genindtræde, når perioden, hvor valgbarheden er fortabt, er forløbet.
En stedfortræder, der mister valgbarheden pga. straf, skal også give skriftlig underretning til borgmesteren forud for det førstkommende møde, stedfortræderen indkaldes til.

Tavshedspligt

Medlemmer af kommunalbestyrelsen har tavshedspligt om fortrolige oplysninger, som de bliver bekendt med, når de ser sagsmateriale, deltager i møder eller på anden måde. Det betyder, at oplysningerne ikke må videregives til uvedkommende. Tavshedspligten gælder både under og efter varetagelsen af hvervet.

Eksempler på fortrolige oplysninger:

• Enkeltpersoners private forhold
• Selskabers eller foreningers interne forhold
• Det offentliges økonomiske interesser
• Gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings-, eller planlægningsvirksomhed.

Forhandlinger i udvalgene anses for at være fortrolige og vil derfor som udgangspunkt være omfattet af tavshedspligten. Et medlem kan dog fortælle om de synspunkter, vurderinger og argumenter, der fremføres under drøftelserne i udvalget, til de øvrige medlemmer af den pågældendes politiske gruppe i kommunalbestyrelsen. Et udvalgsmedlem kan frit referere egne udtalelser og forslag, som er fremsat under forhandlinger i udvalget.

Inhabilitet

Der er to former for inhabilitet: Speciel inhabilitet betyder, at man ikke må deltage ved behandlingen af en sag, og generel inhabilitet betyder, at man ikke kan varetage en bestemt post.

Speciel inhabilitet

Jf. Forvaltningslovens §§ 3-6 og Kommunestyrelseslovens § 14.
Har man en særlig interesse i en sags afgørelse, så kan der være tale om speciel inhabilitet.
Hvis man er klar over, at man kan være inhabil i en specifik sag, har man pligt til at gøre kommunalbestyrelsen opmærksom på det. Der skal gøres opmærksom på samtlige forhold, der kan have indflydelse på, om man er inhabil i sagen.
Der skal meget til, før man er inhabil i generelle sager.
Man kan ikke selv erklære sig inhabil i en sag. Det er kommunalbestyrelsen/udvalget, der beslutter, om man er inhabil – og man har som medlem selv mulighed for at deltage i afgørelsen af, om man er inhabil.
Hvis man er inhabil, skal man forlade lokalet, mens sagen behandles – og man må ikke deltage i behandlingen eller i afstemningen.

Nogle konkrete eksempler på situationer, hvor der kan foreligge speciel inhabilitet:

• Sagen omhandler en selv.
• Man har personlige økonomiske interesser i en sags afgørelse.
• Ens nære familie eller ægtefælle har personlige eller økonomiske interesser i en sag, eller har tæt tilknytning til en involveret part.
• Man har en ledende stilling i en virksomhed, der er involveret i sagen.
• Man har tidligere repræsenteret en part i sagen.
• Varetager man en bestyrelsespost i en virksomhed, institution eller lignende, er man som udgangspunkt inhabil, når kommunen behandler sager, hvor den er involveret - dog ikke hvis man er udpeget til bestyrelsen af kommunalbestyrelsen.

Generel inhabilitet

Princippet bygger på en retsgrundsætning om, at en person ikke kan bestride et hverv, hvor vedkommende meget hyppigt vil være forhindret i at træffe afgørelser pga. speciel inhabilitet.
Spørgsmålet om generel – eller almindelig - inhabilitet kommer oftest til udtryk i forbindelse med konstitueringen og ved udpegelse af tillidsposter i løbet af valgperioden. Princippet betyder f.eks. at:

• Borgmesteren må ikke være ansat i kommunen, jf. også Kommunestyrelseslovens § 6, stk. 3.
• Man kan ikke sidde i et udvalg, hvis man selv – eller ens ægtefælle – er ansat som chef i kommunen med ledelsesansvar på området.
• Man kan ikke sidde i Økonomiudvalget, hvis man er ansat i kommunens økonomi- eller personaleforvaltning eller har en lederstilling, der er underlagt forvaltningen.

Formålet med disse retningslinjer er at sikre en ensartet behandling af klager til det politiske niveau, samt at sikre overblik over hvilke temaer der giver anledning til sådanne klager med henblik på at uddrage organisatorisk læring heraf. 

Medlemmerne af kommunalbestyrelsen udfører ikke sagsbehandling og skal derfor ikke behandle modtagne klager. De skal videresende klagerne til behandling i administrationen til direktøren for området eller Strategi og Politik (funktionspostkasse).

Herefter overtager administrationen behandlingen af sagen, herunder sender kvittering for modtagelse til klager.

Fremgangsmåde i administrationen

Strategi og Politik

Sender kvittering til klager for modtagelse. Evt. via standard formulering. 

Oprettelse af sag i NOVA med standardiseret emne, KLE nr. og handlingsfacet (K02 Klage) på sikkerhedsenhed for relevante chef og fagområde til konkret behandling.

Sender mail til fagchef, cc. direktør og kommunaldirektør (og evt. stabschef for Strategi og Politik) med besked om klagen og link til sag i NOVA. I beskeden oplyses om, at svar skal sendes til orientering til borgmester/politikere, der oprindeligt modtog klagen.

Fagchefen

Udarbejder svar på klagen, der koordineres med direktøren og besvarer den indenfor 7 hverdage. 

Orienterer borgmester/politiker om svaret på klagen umiddelbart efter svaret er sendt til klager.

Sender processvar til klager, hvis svaret på klagen ikke kan fremsendes inden for fristen. Processvar sendes senest på fristens 7. dag.

Sparring

Ved behov kan fagforvaltningen anmode Strategi og Politik om sparring i forbindelse med svarets udarbejdelse. 

Fagområdet har også mulighed for at henvise til/sparre med borgerrådgiveren, hvis indholdet i sagen giver anledning til det. 

Forslag til kvittering

”Tak for din henvendelse fra den [dato] vedrørende [klagens indhold]. Din henvendelse vil blive videresendt til behandling på det relevante fagområde, og du kan forvente af modtage svar derfra senest den [dato 7 dage efter modtagelse]. Borgmester/politiker modtager fagområdets svar til orientering”.

Opfølgning på klager

Borgerrådgiver modtager et overblik over indkomne klager for det forgangne år i december med henblik på evt. opfølgning i dennes årsberetning. 

Henvendelser fra Ankestyrelsen stilet til Kommunalbestyrelsen 

Når Nordfyns Kommune modtager henvendelser fra Ankestyrelsen, som kommunalbestyrelsen skal tage stilling til, fremsendes henvendelsen straks til orientering til alle kommunalbestyrelsens medlemmer. Strategi og Politik sørger for denne orientering.   

Kommunalbestyrelsen orienteres ligeledes om, hvilken direktør der har ansvaret for besvarelse af henvendelsen, og om tidspunktet for, hvornår besvarelse til Ankestyrelsen skal godkendes af kommunalbestyrelsen, dvs. hvornår sagen dagsordensættes. 

Sagen behandles af direktør-/fagområdet, som udarbejder svarudkast til kommunalbestyrelsens godkendelse. Direktør-/fagområdet opretter dagsordenspunktet hertil og fremsender godkendt svar til Ankestyrelsen.